Die notarielle Beglaubigung – wann ist sie notwendig und wann nicht?

Eine Beglaubigung hat die Aufgabe einer Bestätigung der Echtheit von Unterschriften und Abschriften. Dies kann durch eine zuständige Behörde geschehen. Dann spricht man von einer amtlichen Beglaubigung. Führt ein Notar sie durch, nennt man das eine öffentliche Beglaubigung. Bescheinigt wird bei Verträgen und Urkunden, dass beispielsweise eine Zweitschrift mit dem Original übereinstimmt. Die Beglaubigung ist kostenpflichtig und eine rechtssichere Methode zur Absicherung gegen Fälschungen.

Unterschieden wird die Beglaubigung einer Unterschrift von der einer Abschrift. Bei der Unterschrift ist die Gegenwart des Notars notwendig, damit die Echtheit der Signatur bestätigt werden kann. Die dazu ausgestellte Urkunde weist nach, dass die Unterschrift tatsächlich von der erklärenden Person stammt. Bei der Beglaubigung für eine Abschrift geht es nicht um die Gültigkeit des Inhalts, sondern nur um die Bestätigung, dass es sich um eine Kopie handelt, die dem Original entspricht. Dafür musst du dem Notar eine Urschrift vorlegen.

Eine notarielle Beglaubigung ist immer dann notwendig, wenn die Richtigkeit einer Unterschrift oder die Echtheit einer Urkunde oder Abschrift bestätigt werden muss, um auf eine Verwendung des Originals verzichten zu können. Das betrifft

• Einträge ins Grundbuch
• Erklärungen an das Handelsregister
• Abschriften eines Textdokuments
• Urkunden
• Erbschaftsdokumente
• Vollmachten
• Zeugnisse

So kannst du durch den Notar bestätigen lassen, dass die Kopie deines Abiturzeugnisses echt ist und dieses dann statt dem Original vorlegen. Auch bei Geburtsurkunden ist die notarielle Beglaubigung der Abschrift praktisch. Dadurch wird einer Fälschung vorgebeugt.

Alternativ kannst du die Abschrift aber auch amtlich beglaubigen lassen, so in Schweizer Bürgerämtern und Rathäusern. Gleiches gilt für Dokumente von Organisationen und Patientenverfügungen, bei denen es zwar meistens ausreicht, wenn diese die Originalunterschrift enthalten, eine Beglaubigung jedoch als rechtliche Absicherung sinnvoller ist. Eine Beratung durch einen Anwalt ist empfehlenswert, um die Details des Rechtsverkehrs zu klären.

Das Hinzuziehen eines Notars ist dagegen zwingend erforderlich, wenn bestimmte Verträge, Vereinbarungen oder Willenserklärungen gemacht werden, die auch rechtliche oder finanzielle Folgen nach sich ziehen. In diesem Fall ist in der Schweiz die notarielle Beurkundung verpflichtend. Eine Beglaubigung reicht nicht aus.

Wenn du ein Dokument in seiner Echtheit bestätigen möchtest, suchst du einen Notar auf, der dir nicht nur den Vorgang beglaubigt, sondern dir auch eine Urkunde mit Unterschrift und Siegel ausstellt. Du unterzeichnest die Abschrift oder Kopie vor den Augen des Notars. Meistens musst du dafür einen gültigen Ausweis vorlegen. Gleiches gilt für Abschriften, wobei das Originaldokument durch den Notar zusätzlich noch einen Beglaubigungsvermerk erhält.

Die Kosten für eine Unterschriftbeglaubigung sind in der Schweiz etwas geringer als die für eine Abschriftenbeglaubigung. Dagegen beglaubigt der Notar nicht, dass der Inhalt des Dokuments in der Vereinbarung gültig ist. Hier findet keine Überprüfung auf Rechtmässigkeit statt. Dafür ist eine Beurkundung notwendig.

Die Beglaubigung durch den Notar ist noch einmal etwas anders als die Beurkundung. Bei der notariellen Beglaubigung bestätigt der Notar deinem Dokument, dass die darin enthaltene Unterschrift echt ist. Mit der notariellen Beurkundung dagegen gilt das für den gesamten Inhalt des Schriftstücks. Dazu muss der Notar dich bei einer notariellen Beurkundung über die Tragweite deiner Unterlagen informieren und beraten, was bei einer Beglaubigung nicht notwendig ist.

Unterschiede zwischen beiden Varianten betreffen auch die formalen Vorgaben. Für die Beurkundung ist eine Niederschrift notwendig, die den Wortlaut der Vereinbarung wiedergibt. Für die Beglaubigung genügt eine Urkunde, die eine Unterschrift und das Siegel des Notars enthält und einen Vermerk über Datum und Ort der Ausstellung.

Zur Absicherung kannst du natürlich jedes Dokument durch eine notarielle Beglaubigung als echt zertifizieren. Das ist jedoch nicht in allen Bereichen notwendig. Unnötig ist die notarielle Beglaubigung bei:

• Patientenverfügung
• Betreuungsverfügung
• Vorsorgevollmacht
• Generalvollmacht
• Schenkung
• Versicherung
• Veräusserung von Vermögenswerten oder Fahrzeugen

Auch ein Testament benötigt keine notarielle Beglaubigung für die Erben. Besser ist es jedoch, den Notar hinzuzuziehen, damit das Testament später nicht angefochten werden kann.

Wenn du eine Urkunde oder ein Dokument, die in der Schweiz durch einen Notar beglaubigt wurden, im Ausland verwenden möchtest, kann es sein, dass du das Schriftstück in seiner Echtheit noch einmal bestätigen lassen musst. Entweder wird dieses um eine Apostille ergänzt, also eine Beglaubigungsform im internationalen Urkundenverkehr, oder du lässt dir die Legalisation beim der zuständigen Auslandsvertretung ausstellen. Ein Anwalt hilft, wenn du selbst Ausländer bist, da Behörden in der Schweiz ausländische oder fremdsprachige Dokumente als reine Übersetzung nicht akzeptieren.