Die Zahlungserinnerung: Wichtige Fakten rund um das Mahnverfahren

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Zahlt ein Kunde beziehungsweise Schuldner den Betrag einer offenen Rechnung nicht pünktlich, wird er vom Gläubiger angeschrieben. Dies erfolgt entweder in Form einer

• Zahlungserinnerung oder
• Mahnung

Viele Schweizer Unternehmen entscheiden sich zunächst für eine Zahlungserinnerung, um den Kunden höflich und in freundlichem Ton an die – wie der Name bereits aussagt – ausstehende Zahlung zu erinnern. Denn die Höflichkeit gebietet, zunächst von einem Versehen auszugehen. Erst, wenn die Zahlungserinnerung keine Folgen zeitigt, wird in der Regel eine Mahnung mit einer verstärkten Forderung und in einem deutlicheren Ton verschickt. Hierzu gibt es jedoch keine klaren gesetzlichen Regelungen, der Übergang zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung ist fliessend. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, ob eine Zahlungserinnerung sinnvoll ist oder es direkt eine Mahnung verschickt.

Wann gerät der Schuldner bei einer Rechnung in Verzug?

In Verzug gerät der Schuldner bereits dann, wenn er ein vertraglich vereinbartes oder ein auf der Rechnung angegebenes Zahlungsziel überschritten hat. Als Beispiel: Steht auf der Rechnung "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen", liegt ab dem 15. Tag nach Rechnungsdatum ein Verzug vor.

Welche Form sollte die Zahlungserinnerung haben und muss sie per Brief verschickt werden?

In der Schweiz bedarf die Zustellung einer Zahlungserinnerung keiner speziellen Form. An die Zahlung kann daher beispielsweise

• per Brief
• per Mail
• am Telefon
• per WhatsApp

erinnert werden. Grundsätzlich ist es dem Gläubiger auch erlaubt, komplett auf eine Zahlungserinnerung zu verzichten, sofern er auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum angegeben hat. In diesem Fall kann er – sogar ohne Mahnung – direkt ein Betreibungsverfahren antreiben. In der Praxis bewährt sich diese Vorgehensweise in der Regel aber nicht – schliesslich möchten Unternehmen ihre Kunden halten und nicht durch aggressives Verhalten vergraulen.

Welche Angaben muss der Brief einer Zahlungserinnerung erhalten?

Auch hinsichtlich der Angaben, die eine Zahlungserinnerung enthalten sollte, gibt es keine klaren Vorschriften und Regelungen. Sinnvoll ist es jedoch, einige Angaben in das Schreiben mit aufzunehmen. Das sind im Überblick:

• die Nummer und das Datum der Rechnung
• Angaben zur Höhe des ausstehenden Geldbetrags
• das Datum der Zahlungserinnerung
• das neue Zahlungsziel
• die Art der Zahlungserinnerung beziehungsweise der Mahnstufe
• optional: eine Rechnungskopie

Wie formuliere ich eine Zahlungserinnerung?

Hinsichtlich der Formulierung gibt es bei der Zahlungserinnerung ebenfalls keine gesetzlichen Grundlagen. Üblich sind aber zum Beispiel höfliche Sätze, wie:

• "Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen..."
• "Leider konnten wir bis heute keinen Geldeingang feststellen..."
• "Sollten Sie die Forderung mittlerweile beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.."
• "…möchten wir Sie höflich bitten, den ausstehenden Betrag bis spätestens zum .... zu begleichen."
• "Wir weisen Sie vorsorglich auf mögliche Verzugszinsen, Mahngebühren und die Einforderung von Schadensersatz hin..."

Welche Kosten entstehen für den Schuldner bei einer Zahlungserinnerung?

Für den Schuldner entstehen bei einer ersten Zahlungserinnerung in der Regel noch keine zusätzlichen Kosten, da der Gläubiger aus Gründen der Kulanz darauf verzichtet. Theoretisch hat er jedoch bei Überschreiten des Zahlungsziels die Möglichkeit, bereits jetzt

• Verzugszinsen oder
• Mahngebühren

zu erheben. Die Höhe der Verzugszinsen ist gesetzlich in Artikel 104 des Obligationenrechts geregelt. Demnach kann der Gläubiger einen Verzugszins von fünf Prozent des Rechnungsbetrags erheben. Für gewerbliche Kunden gelten sogar Verzugszinsen von bis zu 15 Prozent, sofern auf diese in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder im Kaufvertrag bereits hingewiesen wurde. Wie hoch dagegen die Mahngebühren ausfallen dürfen, ist nicht im Gesetz festgehalten. Der Gläubiger kann diese frei festlegen, muss die Höhe der Mahngebühr jedoch explizit mit einer konkreten Summe bereits im Kaufvertrag oder den Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgeführt haben.

Was passiert nach der Zahlungserinnerung?

Im besten Fall zahlt der Schuldner nach Eingang der Zahlungserinnerung, die zum Beispiel per Post eingegangen ist, unverzüglich beziehungsweise spätestens bis zum Ende der vorgegebenen Frist. Sollte bis dahin keine Zahlung eingegangen sein, wird meist eine Mahnung verschickt. Hier gibt es mehrere Stufen: Üblich sind zwei bis drei Mahnungen, die eindeutig auf den Verzug hinweisen und in denen neue Fristen gesetzt werden. In einem letzten Schritt steht die Betreibungsandrohung, welche eindringlich formuliert ist und auf den Umstand hinweist, ein Inkassobüro einzuschalten. Genauso wie die Zahlungserinnerung und die Mahnung ist auch eine Betreibungsandrohung in der Schweiz nicht obligatorisch.