Abmahnung – die sieben wichtigsten Fragen

Eine Abmahnung, oftmals auch als Verweis, Mahnung oder Verwarnung bezeichnet, ist eine Disziplinarmassnahme im arbeitsrechtlichen Kontext. Der Arbeitgeber rügt mit der Abmahnung ein bestimmtes, nicht zulässiges Verhalten seitens eines Arbeitnehmers und droht ihm mit Konsequenzen, wenn sich dieses Fehlverhalten wiederholt. Die Abmahnung als Disziplinarmassnahme ist weder im Obligationenrecht noch im Arbeitsgesetz explizit geregelt. Das Obligationenrecht definiert lediglich, dass ein Arbeitnehmer Anordnungen und Weisungen zu befolgen hat. Grundlage für Abmahnungen bilden darüber hinaus die Arbeits-, Treue- und Sorgfaltspflicht eines Arbeitnehmers. Auf Grund der Rechtsunsicherheiten empfiehlt es sich, Regelungen zu Disziplinarmassnahmen im Personalreglement zu klären.

Eine Abmahnung dient als Disziplinarmassnahme und soll den Arbeitnehmer auf ein fehlerhaftes Verhalten hinweisen, welches für den Arbeitgeber einen nicht duldbaren Verstoss der arbeitsrechtlichen Pflichten darstellt. Mit Hilfe der Mahnung wird dieser Pflichtverstoss meist schriftlich festgehalten und im Personaldossier zur Dokumentation abgeheftet. Für den Mitarbeiter hat die Mahnung eine Warnfunktion, da in der Regel bei wiederholtem Verstoss mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung gedroht wird. Je nach Perspektive kann eine Abmahnung als Vorbereitung zu einer verhaltensbedingten Kündigung oder als Absicht, das Arbeitsverhältnis aufrecht erhalten zu wollen, gesehen werden.

Im Allgemeinen kann der Arbeitgeber jede Form einer Verletzung der arbeitsrechtlichen Pflichten ahnden. Häufige Gründe für eine Abmahnung sind unter anderem

• unentschuldigtes Fehlen
• wiederkehrende Unpünktlichkeit
• unangemessenes Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden
• die Verletzung von Arbeits- und Ruhezeiten
• vertraglich unerlaubte Nebenbeschäftigungen
• unsittliche Belästigung von Mitarbeitern
• private Nutzung des Internets während der Arbeitszeit
• Verletzung des Konkurrenzverbotes

Um der Beweispflicht nachzukommen, ist es empfehlenswert, eine Abmahnung schriftlich zu formulieren. Da Abmahnungen nicht formgebunden sind, kann diese auch nur mündlich ausgesprochen werden. In diesem Fall sollte unbedingt eine Aktennotiz zum Gespräch erfolgen. Ein Mahnschreiben darf nicht pauschal formuliert sein, sondern muss das geahndete Fehlverhalten präzise beschreiben sowie das in Zukunft gewünschte Verhalten wiedergeben. Ebenso muss das Schreiben die Konsequenzen, die bei wiederholter Pflichtverletzung drohen, enthalten. Die schriftliche Abmahnung sollte nach Möglichkeit persönlich innerhalb eines Mitarbeitergesprächs übergeben und per Unterschrift vom Gerügten bestätigt werden. Alternativ kannst du die Abmahnung als Einschreibebrief zustellen lassen. Übrigens: Das Erstellen einer Abmahnung muss nicht wie bei einer fristlosen Kündigung unverzüglich erfolgen, sollte aber zeitnah zum pflichtwidrigen Verhalten geschehen.

Mit der Mahnung soll die zukünftige Vertragstreue des Mitarbeiters sichergestellt werden. Die Abmahnung dient in Form einer Aktennotiz oder einer schriftlichen Mahnung in der Personalakte auch als Dokumentation bei zukünftigem Fehlverhalten. Die Abmahnung kann zwei Arten von Sanktionen enthalten: Einerseits kann sie die ordentliche oder fristlose Entlassung bei Nichtabstellen des Fehlverhaltens androhen. Andererseits kann auch mit anderen arbeitsrechtlichen Sanktionen gedroht werden, wie zum Beispiel einer Änderung des Einsatzbereichs, einem Abteilungswechsel oder einer Zurückstufung der Berechtigungen. Widerspricht der Arbeitnehmer dem Verweis nicht, so gilt dies als Indiz dafür, dass das fehlerhafte Verhalten tatsächlich stattgefunden hat. Eine Abmahnung ist nicht nur für eine eventuelle spätere Kündigung relevant, sondern kann auch bei Beförderungen und Arbeitszeugnissen eine wichtige Rolle spielen.

Auf Grund der Kündigungsfreiheit im Obligationenrecht könnte der Arbeitgeber eine ordentliche Kündigung aussprechen, ohne vorher abzumahnen. Daher zeugt eine Abmahnung davon, dass der Arbeitgeber an der Weiterbeschäftigung des Mitarbeiters interessiert ist. Eine Wiederholung des gerügten Verhaltens kann als Konsequenz zur Entlassung führen. Dies gilt aber nur, wenn das abgemahnte Verhalten und das wiederholte Fehlverhalten identisch sind und eine zeitliche Nähe gegeben ist. Für andere Pflichtverletzungen ist gegebenenfalls eine weitere Abmahnung nötig. Das Arbeitsverhältnis kann aus wichtigen Gründen auch fristlos gekündigt werden, was aber ein massives Fehlverhalten des Arbeitnehmers voraussetzt. Bei geringfügigeren Verfehlungen ist eine vorherige Verwarnung mit einer klar formulierten Androhung der fristlosen Kündigung im Wiederholungsfall notwendig.

Falls eine Abmahnung ungerechtfertigt ist, kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber zur Entfernung der Mahnung aus der Personalakte auffordern oder eine Beschwerde beim Betriebsrat einreichen. Er kann den Anspruch auf Löschung aus dem Personaldossier auch gerichtlich durchsetzen. Die anfallenden Anwaltskosten einer Abmahnung trägt dabei der Abmahnende. Werden in einer schriftlichen Abmahnung mehrere Pflichtverletzungen aufgeführt und ist nur ein Teil davon berechtigt, so muss die gesamte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden. Weiterhin verblasst eine Mahnung mit der Zeit und kann wirkungslos werden, wenn der Arbeitnehmer sich anschliessend längere Zeit einwandfrei verhält. Eine verhaltensbedingte Kündigung kann sich etwa nicht auf eine drei Jahre alte Abmahnung stützen.