Die Bedeutung von Inkasso – das steckt alles hinter dem Begriff

Der Begriff Inkasso stammt aus dem Italienischen, abgeleitet vom Wort incasso; die Bedeutung: Einziehung oder Eingang. Die Aufgabe eines Inkassobüros besteht darin, offene Forderungen von Kunden einzuziehen, die ihre Rechnungen bei ihrem Gläubiger nicht begleichen. Durch die Abtretung der Forderung an ein Inkassobüro muss ein Unternehmen sich also nicht mehr um die Betreibung der Schulden kümmern. Dabei gilt: Ob Einzelhandel oder die Rechnung vom Handwerker, jeder Dienstleister kann offene Fälle – nach erfolglosen Mahnungen an seine Kunden – an ein Inkassounternehmen abgeben.

Viele Menschen verwenden die Begriffe Inkasso und Factoring synonym. Dabei gibt es einen entscheidenden Unterschied bei der Bedeutung beider Begriffe: Während es beim Inkasso vor allem um die Eintreibung überfälliger Rechnungen geht, geben Unternehmen die Zahlungsabwicklung beim Factoring an einen externen Zahlungsdienstleister ab. Dieser kümmert sich um alle Rechnungen – also auch um Forderungen, die erst in der Zukunft entstehen können. Das Factoring-Unternehmen erhält dafür eine Gebühr vom Auftraggeber.

Die folgenden zwei Punkte müssen erfüllt sein, damit ein Inkassoverfahren startet:

• Die Forderung des Gläubigers gilt als berechtigt. Das bedeutet, dieser hat unbestritten eine Leistung erbracht. Problematisch wird es, wenn Käufer beispielsweise einen Mangel an einem erworbenen Produkt entdecken oder das Unternehmen eine Leistung nicht oder nicht vollständig erbringt. In einem solchen Fall tragen Gläubiger und Schuldner den Streit meist in einem gerichtlichen Verfahren aus. Ein Inkassounternehmen ist dann nicht mehr beteiligt.
• Der Kunde befindet sich aktuell im Zahlungsverzug. Wer die Zahlungsfrist um 30 Tage überschreitet oder die Rechnung auch nach drei Mahnungen seitens des Gläubigers nicht begleicht, muss mit einem Inkassoverfahren rechnen.

Auftraggeber geben entweder eine Vollmacht an ein Inkassobüro, das sich um den Einzug des offenen Rechnungsbetrags kümmert, oder sie verkaufen den Fall an das Inkassounternehmen. Es erfolgt also eine Forderungsabtretung. Das Inkassoverfahren erfolgt dabei grundsätzlich in drei Schritten:

1. Aussergerichtliches Inkassoverfahren: Im ersten Schritt mahnt das Inkassobüro den Schuldner mit einem Brief. Darin fordern sie den Schuldner dazu auf, den offenen Betrag samt Inkassokosten zu begleichen. Es kommt zu einer weiteren Mahnung, wenn der Schuldner die offene Forderung nicht begleicht. Es kann zum Telefoninkasso kommen, falls dieser nicht reagiert. In einem Telefongespräch weist das Unternehmen auf die offene Rechnung hin und klärt zum Beispiel auch, wie es um die Finanzen des Schuldners steht. Es ist oft möglich, eine Ratenzahlung zu vereinbaren.
2. Forderung durch das Betreibungsamt: Fruchtet das aussergerichtliche Verfahren nicht, kann es im nächsten Schritt zu einem Betreibungsverfahren durch das zuständige Betreibungsamt kommen. Das Amt schickt dem Schuldner dann einen Zahlungsbefehl. Der Schuldner zahlt den Betrag oder legt einen Widerspruch ein.
3. Fortsetzungsbegehren oder Rechtsöffnungsbegehren: Im letzten Schritt kann der Gläubiger ein Fortsetzungsbegehren, auch bekannt als Rechtsöffnungsbegehren, beim Betreibungsamt stellen. Dieses stellt dann eine Pfändungsandrohung oder gegebenenfalls eine Konkursandrohung aus, um die Beitreibung des Geldes zwangsweise fortzusetzen.

Zunächst gilt: Ruhe bewahren. Prüfe den Brief vom Inkassobüro genau und vergewissere dich, dass es sich um eine berechtigte Forderung handelt. Verbraucherschützer empfehlen, sich mit dem Gläubiger direkt in Verbindung zu setzen, um die Situation zu klären. Oft lässt sich zum Beispiel eine Ratenzahlungsvereinbarung aushandeln. Was du nicht tun solltest: Begleiche eine offene Forderung nicht, wenn du dir unsicher bist, wie sich die Kosten zusammensetzen. Fordere das Inkassobüro dann auf, dich schriftlich darüber zu informieren, wie die Kosten zustande kommen.

Oft bleibt nur der Weg zu einem Anwalt, wenn unberechtigte Inkasso-Forderungen sich häufen. Ein Anwalt klärt dich über deine Rechte auf und setzt sich gegebenenfalls mit dem Gläubiger oder der Inkassofirma in Verbindung.

Tipp: Die Forderung ist berechtigt? Suche im Zweifelsfall einer Schuldnerberatung auf. Dort bekommst du professionelle Hilfe von Experten, die dich dabei unterstützen, deine Finanzen zu planen und Schulden in kleinen und realistischen Beträgen abzubezahlen.

Ob von deinem Privatkonto oder vom Geschäftskonto: Eine Inkassofirma benötigt bei einem Mahnverfahren grundsätzlich eine Einzugsermächtigung, um Geld von einem Bankkonto einziehen zu dürfen. Diese muss auch dem Schuldner vorliegen. Wer unberechtigte Abbuchungen von seinem Konto bemerkt, wendet sich am besten an seine Bank, um den Betrag zurückzufordern und schaltet bei Bedarf auch einen Anwalt ein.